OBLIGACIÓN DE COMUNICARSE ELECTRONICAMENTE

Holaaa¡¡ Otro tema que tiene su "intríngulis" para entender, y que mas de uno se pregunta que y cuando se hace exactamente:

La obligación de comunicarse por medios electrónicos con las Administraciones

El Régimen jurídico del Sector Público, trajo consigo nuevas obligaciones para las personas jurídicas, y también para algunas personas físicas, como es el caso de los profesionales de colegiación obligatoria.

La Ley 39/2015 estableció en su artículo 14 que las personas jurídicas (ej. sociedades de cualquier tipo, incluidas las sociedades profesionales y asociaciones), y también quienes ejerzan una actividad profesional que requiera colegiación obligatoria (caso de los abogados, procuradores, la mayor parte de los ingenieros e ingenieros técnicos, arquitectos, médicos etc.), estarán obligados a relacionarse a través de medios electrónicos con las Administraciones Públicas para la realización de cualquier trámite de un procedimiento administrativo.

En el caso de las personas físicas citadas, sólo cuando intervengan precisamente en el ejercicio de dicha actividad profesional.

Para las personas físicas distintas de las mencionadas (o para un colegiado obligatorio, cuando no actúe en ejercicio de su actividad profesional) el relacionarse electrónicamente con la Administración es un derecho, no una obligación (voluntario mediante papel, o por medios electrónicos).

También es obligatorio tanto las entidades sin personalidad jurídica, como para los empleados públicos.

Estas reglas son aplicables a los procedimientos administrativos que se inician desde el 2 de octubre de 2016.

Ciertas disposiciones sobre la administración electrónica (como el caso de “registro electrónico”, o del “punto de acceso general electrónico de la Administración”), no serán obligatorias para todas las Administraciones hasta el 2 de octubre de 2018.

Sin embargo, la obligatoriedad de relacionarse por medios electrónicos con las Administraciones, para personas jurídicas y profesionales de colegiación obligatoria, entró en vigor ya, y resulta necesario que tanto las personas jurídicas como los profesionales cuenten con:

1- Certificados de firma o de sello

2- Dirección Electrónica Habilitada -DEH- (es conveniente, no imprescindible)

1) LOS CERTIFICADOS DE FIRMA Y CERTIFICADOS DE SELLO ELECTRÓNICO

- Persona física: certificado de firma electrónica, incluido el DNI electrónico.

- Personas jurídicas:

a) certificado de firma electrónica como representante de persona jurídica

b) certificado de sello electrónico

Estos certificados permitirán la presentación de instancias y escritos de trámite a través del Registro electrónico o la sede electrónica de la Administración de que se trate.

En lo sucesivo, sólo se emitirán certificados de representante de persona jurídica.

2) LAS NOTIFICACIONES ELECTRÓNICAS

¿Firmo con el ordenador?

La Administración notifica a través de medios electrónicos, y se realizan en la sede electrónica de esa Administración o en la Dirección Electrónica Habilitada única (DEH) del interesado.

La DEH es como un apartado postal pero digital. Se trata de un registro en el que, mediante el certificado electrónico, puedes dar de alta la dirección de correo electrónico -una o varias, esto último puede ser interesante para una empresa- a la que te remitirán las alertas de notificaciones, para que entres en el llamado “buzón electrónico” y accedas a la notificación.

La otra forma de recibir notificaciones es en la sede electrónica de la concreta Administración.

En las notificaciones electrónicas hay que distinguir dos momentos fundamentales:
1. el de “puesta a disposición”, que es el momento en que la Administración “cuelga” la notificación, de forma que el interesado puede acceder a ella y
2. el de “acceso”, cuando éste la ve (en ese momento se produce la notificación).

Transcurridos 10 días naturales desde la puesta a disposición de la notificación, si el destinatario no ha accedido a ella, se considerará rechazada, lo que implica que se entiende correctamente realizada, pero ya no se podrá leer su contenido.

Consejo: Entrar cada 10 días para hacer la comprobación de si existen notificaciones.

Debe indicar el medio electrónico por el que se desea ser notificado. Conviene indicar el móvil y la dirección de correo electrónico -ambos-, a fin de que se envíen avisos de notificación mediante e-mail y SMS.

REQUISITOS

Aunque hay personas que están obligadas a relacionarse electrónicamente con la Administración, es posible que la Administración no esté preparada para ello: bien porque no tenga los medios electrónicos en general, o porque no se pueda presentar ese escrito en particular de forma electrónica. Ante la duda, es aconsejable intentar hacer la presentación electrónicamente, y, sólo si se no puede, se haga en papel -apuntando esta circunstancia y aportando cualquier elemento de prueba (por ej. un “pantallazo” donde se aprecie el rechazo o la imposibilidad de presentación), sobre todo por lo que más adelante se indica sobre la subsanación.

En las instancias debe constar el Código de identificación del órgano al que se dirige. Si no se conoce o no se encuentra indicado en la sede electrónica a través de la cual deba realizarse la presentación, hay que ponerse en contacto previo con la Administración destinataria para que lo facilite (según la Ley, se encuentra obligada a ello).

Atención: Si se estaba obligado a presentar electrónicamente el escrito y, sin embargo, se hace en papel, se les requerirá para que se subsane y presente electrónicamente, pero se considerará como fecha de presentación la de subsanación, no la de la presentación inicial en papel.

En las presentaciones electrónicas se emitirá un recibo que acredite la fecha y hora de presentación de las solicitudes, comunicaciones y escritos.

ACLARACIÓN: LA DIFERENCIA ENTRE IDENTIFICACIÓN Y FIRMA

En muchos casos no es necesaria la firma electrónica para acceder a un expediente electrónico, bastando la identificación, si hay registro previo como usuario.

La firma también identifica. Dependiendo de las gestiones puede bastar una clave.

¿Para qué es imprescindible la firma electrónica? para firmar solicitudes, declaraciones responsables o comunicaciones, para presentar recursos, para desistir o renunciar.

NOVEDAD INTERESANTE SOBRE PLAZOS

Esto es de especial interés en los plazos señalados en días hábiles (los sábados no se cuentan) y si un plazo señalado en meses termina en sábado (vencerá el lunes siguiente).

Quiero terminar con unas aclaraciones que sirvan para distinguir entre firma digital y firma electrónica:

Una firma digital es un mecanismo criptográfico que permite al receptor de un mensaje firmado digitalmente identificar a la entidad originadora de dicho mensaje (autenticación de origen y no repudio), y confirmar que el mensaje no ha sido alterado desde que fue firmado por el originador (integridad).

La firma digital se aplica en aquellas áreas donde es importante poder verificar la autenticidad y la integridad de ciertos datos, por ejemplo, documentos electrónicos o software, ya que proporciona una herramienta para detectar la falsificación y la manipulación del contenido

La firma electrónica es un concepto jurídico, equivalente electrónico al de la firma manuscrita, donde una persona acepta el contenido de un mensaje electrónico a través de cualquier medio electrónico válido. Ejemplos:

· Usando una firma biométrica.

· Firma con un lápiz electrónico al usar una tarjeta de crédito o débito en una tienda.

· Marcando una casilla en una computadora, a máquina o aplicada con el ratón o con el dedo en una pantalla táctil.

· Usando una firma digital.

· Usando usuario y contraseña.

· Usando una tarjeta de coordenadas.

Una firma electrónica crea un historial de auditoria que incluye la verificación de quién envía el documento firmado y un sello con la fecha y hora.

Bueno ya esta bien por hoy de materia espesa. ¡Espero que sea útil y aclaratorio!

Por María Alvaro basado en información de Jiménez Abogados y mas.