Hola amigos, otra entrada que espero que os interese.
¿Qué DOCUMENTOS DEBE TENER Y
GUARDAR EL AUTÓNOMO?
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| !!!!cuantos papeles¡¡¡¡ |
Las escrituras, los contratos y la documentación fiscal del negocio deben conservarse, ya que Hacienda o la Seguridad Social pueden requerirla en un futuro
Si eres autónomo debes ser muy ordenado con los documentos y
llevar al día la documentación del negocio, con el fin de evitar sanciones en el caso de que Hacienda la pida en algún
momento, o por si es necesario que te
defiendas de un tercero en determinadas situaciones.
Los más importantes que
debes guardar y tener siempre a mano son: las escrituras, los contratos y la
documentación fiscal del negocio.
- Las escrituras deben contener los estatutos y sus posibles modificaciones, los libros de actas y la documentación de
los socios. Las escrituras y sus
posibles modificaciones estatutarias, así como la documentación relativa al
alta censal deben conservarse durante toda la vida del negocio. "Aquí se está
suponiendo que eres un autónomo societario
y por ellos tendrías estatutos, libro de actas de la sociedad y socios- aunque
para ser autónomo no es necesario, sino que puedes ser autónomo independiente".
- Respecto a los contratos, no sólo es necesario
conservar los contratos de trabajo de
los empleados, sino también los de
alquiler del local si lo hay, las pólizas
del banco, los contratos de los
suministros y los que se firmen con
proveedores y clientes. Los que
tengas en tu caso concreto, los tendrás que mantener localizables.
- En cuanto a la documentación fiscal y de la Seguridad
Social, lo más importante es conservar el Modelo 036 o 037 que se presenta ante Agencia Tributaria al iniciar la actividad. Otro documento
importante es el Modelo 521, con el
que el autónomo se da de alta en la Seguridad
Social en el momento de establecerse. Además, hay que tener a mano los libros
contables y la documentación relativa a posibles variaciones del régimen fiscal, domicilio o ampliación de
la actividad.
La documentación contable debe conservarse durante un plazo de seis años desde que se realiza el último asiento en los libros,
aunque ese plazo podría ser mayor para
las sociedades que arrastren bases imponibles negativas. Es necesario
disponer de los archivos con los
justificantes de gastos durante cuatro años a contar desde la finalización
del efecto de la base imponible negativa.
El resto de documentos,
como: subvenciones aprobadas, inspecciones y revisiones de Hacienda o de la
Seguridad Social o contratos tienen que guardarse durante un periodo de entre 4 y 5 años.
Pero, ¿DURANTE CUÁNTO TIEMPO DEBE UN AUTÓNOMO O
PYME GUARDAR FACTURAS? ¿es el mismo caso?
· Según el Código de
Comercio los documentos, libros y justificantes de un negocio deben guardarse
durante seis años, al menos.
Es conveniente archivar todas las facturas y justificantes que se
generen con la actividad comercial, ya que, según el Código de Comercio, es preciso
conservar la documentación,
justificantes, libros y documentación relacionada con el comercio “durante seis años a partir del último asiento
realizado en los libros”.
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| ¿como digitalizo esto? |
Es preciso que se adapten
a esta normativa tanto las compañías que continúan en
funcionamiento como aquellas que se
disuelvan. Aunque de cara a Hacienda los impuestos prescriben a los cuatro años desde la fecha de
presentación del impuesto.
Conservar toda la
documentación por si la empresa es objeto de una inspección por parte de
Hacienda, que puede reclamar cualquier justificante durante este periodo de tiempo.
¿Y SI EL BIEN DURA MAS TIEMPO?
En el caso de aquellas
facturas de inmovilizado - bienes que tienen varios años de vida útil, - el
funcionamiento es distinto.
Las facturas no se podrán destruir mientras se estén amortizando los bienes.
Según Hacienda: “Los
sujetos pasivos del Impuesto sobre
Sociedades deben adaptarse a un periodo de tiempo más largo en el caso de que estén aplicando compensación de bases
imponibles negativas. Desde que se produce el resultado negativo el periodo de compensación se eleva hasta los 18 años.
Cuando una empresa (en nuestro caso un
autónomo societario), adquiere unos
bienes de inversión por encima de los 3.005,06 euros, es preciso que guarde las facturas
durante al menos 9 años, en caso de
bienes muebles (ej. Mobiliario, equipos informáticos, impresoras, maquinaria,
vehículos,...).
Hasta los 14 años cuando son bienes
inmuebles.
Es posible
que la compañía tenga que devolver
parte del IVA deducido en la compra, por lo que en cualquier momento la Agencia Tributaria puede reclamar dicha factura.
Consejo: Si no contamos con espacio suficiente
como para almacenar toda la documentación tantos años, se puede digitalizar,
pero han de guardarse los comprobantes de alguna forma.
Por María Alvaro basado en datos de
Territorio PYME
Tf
650413937
¡Esperamos que te quede claro, pero si
no llámanos y te asesoramos!
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